Порядок и время приема граждан
Глава администрации К.А.Тимофеев
Приемные дни: вторая среда каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 20, каб.№14 (1 этаж)
Заместитель главы администрации - председатель комитета по местному самоуправлению, межнациональным отношениям и организационной работе - С.Е. Тихонова:
Приемные дни: второй вторник каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 20, каб. 58 (3 этаж)
Заместитель главы администрации по социальным вопросам В.А.Александрова:
Приемные дни: второй вторник каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 20, каб. 31 (2 этаж)
Заместитель главы администрации по экономическим вопросам - председатель комитета финансов Ю.В.Косарева:
Приемные дни: второй вторник каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 20, каб. 65 (3 этаж)
Заместитель главы администрации по жилищно-коммунальному хозяйству и инфраструктуре И.Б.Сергеева:
Приемные дни: второй вторник каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 18, каб.5 (3 этаж)
Заместитель главы администрации по управлению муниципальным имуществом, земельными ресурсами и градостроительной деятельностью Е.А.Лебедева:
Приемные дни: второй вторник каждого месяца с 14.30. Место приема: г.Кириши, ул.Советская, 20, каб.52 (3 этаж)
Предварительная запись на прием осуществляется по телефону (813 68) 221-25. Прием жалоб и обращений граждан осуществляет главный специалист отдела организационной работы администрации МО Киришский муниципальный район Зайдлина Татьяна Александровна.
Постановлением главы администрации МО Киришский муниципальный район от 22.03.2010 №123 утверждена Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Инструкция разработана на основании Единой государственной системы документационного обеспечения управления
ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в администрации муниципального образования
Киришский муниципальный район Ленинградской области
1. Общие положения
Настоящая инструкция разработана на основании: Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
2.Право граждан на обращение
2.1.Граждане имеют право обращаться в администрацию муниципального образования Киришский муниципальный район лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения.
2.2.Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
2.3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
3.Организация работы с письмами и устными обращениями граждан
3.1. Организация работы с письмами и устными обращениями граждан должна обеспечивать необходимые условия для осуществления предоставленного и гарантированного гражданам Конституцией Российской Федерации права обращаться с предложениями, заявлениями и жалобами в письменной и устной форме.
3.2 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства по письмам и устным обращениям граждан возлагается на главу администрации муниципального образования Киришский муниципальный район.
3.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалистов отдела организационной работы.
3.4. Принятие решения по рассмотрению писем и устных обращений граждан осуществляется главой администрации, либо его заместителями.
3.5. Непосредственное исполнение поручений по письмам и устным обращениям граждан осуществляется работниками администрации.
3.6. Должностные лица администрации несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение порядка рассмотрения обращений граждан.
4. Регистрация и порядок рассмотрения писем граждан
4.1. Прием и первоначальная обработка всех поступающих писем граждан проводится специалистами отдела организационной работы. При этом проверяется правильность доставки и целостность вложений. Конверты сохраняются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления или получения письма. Затем письмо передается вместе с конвертом лицу, осуществляющему учет и контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан для регистрации.
4.2. Лица, осуществляющие учет писем граждан в администрации, внимательно изучают содержание письма, регистрируют его в регистрационно-контрольной карточке (приложение 1) . Карточки помещаются в алфавитную картотеку и заносятся в компьютер.
Регистрационный номер состоит из буквенного индекса (первая буква фамилии автора письма) и очередного порядкового номера в пределах календарного года. На карточке также проставляется код темы в соответствии с действующим классификатором (приложение 2).
4.3. Письма, поступающие на рассмотрение из вышестоящих органов, а также редакций центральных газет и журналов, радио и телевидения, регистрируются на карточках с красной полосой.
4.4. Все поступающие письма проверяются на повторность. Если письмо поступило вторично, то к нему подбирается вся существующая переписка. Повторными следует считать письма, заявления и жалобы, поступающие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
4.5. Обращения, поступившие по электронной почте, распечатываются и рассматриваются в обычном порядке. Ответ заявителю направляется в электронном виде.
4.6. Зарегистрированные письма граждан, в которых содержатся наиболее важные сообщения, предложения, просьбы, жалобы, а также критические замечания в адрес руководящих работников, докладываются главе администрации и в соответствии с его поручениями, которые вносятся в карточки, передаются исполнителям.
4.7. Не допускается направление писем граждан на рассмотрение тем работникам, действия которых обжалуются.
4.8. Письма и устные обращения граждан рассматриваются в сроки предусмотренные действующим законодательством, как правило, не свыше одного месяца.
В случаях, когда требуется дополнительное изучение, срок рассмотрения может быть продлен руководителем, о чем должно быть сообщено автору письма. Если письмо поступило из вышестоящего органа, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа. О продлении срока рассмотрения делается соответствующая отметка в карточке.
4.9. Непосредственный контроль за своевременным и полным рассмотрением писем и устных обращений граждан в администрации муниципального образования возлагается на отдел организационной работы;
4.10. При рассмотрении писем граждан исполнители обязаны:
-внимательно разобраться в существе всех поставленных вопросов, а в случае необходимости, запросить нужные документы от подведомственных организаций или направить работников на место для проверки фактов;
4.11. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается .
4.12. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
4.13. Обращения граждан, содержащие сведения о коррупции, направляются в органы правопорядка в течение 2 рабочих дней со дня регистрации указанного обращения.
4.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.15. Администрация при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
4.16. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на письменное обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.17. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации или его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения уже направлялись в администрацию. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
4.18. Ответы в вышестоящие органы, редакции центральных газет, журналистов подписываются главой администрации, а в его отсутствие – заместителем.
4.19. Ответ заявителю дается в письменной форме.
4.20. Ответы, оформленные в соответствии с ГОСТом 6.30-2003, исполнители передают в отдел организационной работы, ведущему учет и контроль за своевременным рассмотрением писем граждан.
В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:
-взаимоисключающая по содержанию информация;
-формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
-отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
-отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам корреспондента;
-отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
-отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом автору письма.
4.21. Сотрудники, отвечающие за работу с письмами граждан, проверяют исполненные и подготовленные к отправке документы. В случае отсутствия ответов на все поставленные вопросы, они должны возвращаться исполнителям на доработку.
4.22.В письменных ответах обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (в левом нижнем углу документа).
4.23.Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты по ним необходимые меры и автору письма даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
4.24.Решение о снятии с контроля принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение письма и давшие поручения по его исполнению.
5. Прием и рассмотрение устных обращений граждан
5.1.Прием граждан в администрации Киришского муниципального района проводится главой администрации или его заместителя по утвержденным графикам.
5.2.В администрации Киришского муниципального района прием по личным вопросам главой администрации и его заместителями организуется по предварительной записи, которую ведет специалист организационного отдела.
5.3.Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан через средства массовой информации.
5.4.Запись граждан на прием производится на специальных карточках (приложение 3). Регистрационный номер состоит из порядкового номера и кода темы содержания обращения. Содержание устного обращения заносится также в карточку личного приема гражданина.
5.5.К началу приема должны быть подготовлены все карточки, записавшихся на прием.
5.6.После окончания приема все карточки передаются специалисту организационного отдела.
5.7.Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим постановлением.
5.8.В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.9.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.10.В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.11.Специалист просматривает карточки, если в них содержатся поручения работникам администрации, направляет их по назначению и ставит на контроль.
5.12.После получения от исполнителей ответа об исполнении поручения, его содержание переносится на карточку.
5.13.Решение о снятии вопроса с контроля принимает руководитель, давший поручение. Карточка с резолюцией «снять с контроля» заносится в компьютер и помещается в алфавитную картотеку.
6. Обобщение и анализ письменных и устных обращений граждан
6.1. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы граждан и содержащиеся в них критические замечания. По результатам анализа представлять записки с конкретными предложениями по устранению причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, вынуждающих их обращаться в вышестоящие органы, а также по совершенствованию работы государственных и муниципальных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают специалисты, ответственные за ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Материалы оформляются и виде сведений, таблиц и аналитических справок.
6.2. На основе регистрационных карточек с нарастающим итогом в течение года, составляются сведения о количестве, тематике поступивших и рассмотренных устных и письменных обращений граждан для доклада руководству.
7. Формирование и хранение дел по письмам и устным обращениям
7.1. Все поступающие письма и устные обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены в отдел организационной работы со всеми относящимися к ним материалам для ежегодного централизованного учета, формирования дел согласно Классификатора и алфавитной картотеки.
7.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Регистрационные карточки учета граждан, обратившихся на личный прием, систематизируются в алфавитном порядке и хранятся в течение пяти лет Основание: ст.72в Перечня типовых управленческих документов (М-2000).
7.3. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).
Незавершенные рассмотрением предложения, заявления и жалобы, черновики, размноженные копии, документы, подлежащие возврату, направлять в дела запрещается.
7.4. В процессе формирования дел проверяется также правильность оформления документов (подписи, даты, индексы, адресаты).
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
7.5. После утверждения и согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу и по истечении срока хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан составляется акт по установленной форме о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, который согласовывается на ЭК администрации и ЭПМК при МУ «Администрация Киришского муниципального района» и утверждается руководителем.
8. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением
8.1. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в администрацию с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
8.2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения должностному лицу ,в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
9. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
Работники администрации осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов гражданина.
